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    Come migliorare il processo di fatturazione di un'azienda?

    fattura elettronica timer 4 min.
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    La fatturazione è diventata uno dei tuoi più grandi grattacapi? Sai che devi fare a meno della carta ma non sai da dove cominciare? Nel seguente post ti mostriamo come migliorare il processo di fatturazione di un'azienda e scoprire tutti i vantaggi che può offrirti. Per cui non perderti i seguenti consigli per ottimizzare questo processo.

    Ottimizzare il processo di fatturazione di un'azienda è quasi un sogno per molti uffici amministrativi. Molte volte diventa una attività che richiede molto tempo, dedizione e persino disperazione dei lavoratori che la realizzano. In effetti, quando si ha in mente un miglioramento dei processi all'interno dell'azienda, certamente dell’ufficio amministrativo, la fatturazione diventa un problema inevitabile.

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    Non è un segreto che le difficoltà nel raggiungere un processo di fatturazione efficiente sono all'ordine del giorno per molte aziende. Anche se è quello che viene definito come l'elefante nella stanza.

    Un'espressione, di origine anglosassone, che si riferisce a un problema ovvio, evidente, ma che nessuno osa affrontare. Se stai leggendo questo post, evidentemente, questo non è più il tuo caso. Per realizzare un'ottimizzazione di processi di tale rilevanza e grandezza è necessario prendere in considerazione i seguenti passaggi:

    • Fase 1, essere consapevoli della rilevanza del processo. Quando si gestisce un'azienda, ci sono momenti in cui non si tiene conto dell'importanza del processo di fatturazione. Questa frase, anche se sembra essere molto drammatica, è vera. La produzione, le vendite sono la punta dell'iceberg che tutti vedono. Ma senza una fatturazione efficiente nulla sarebbe possibile. Se si produce molto ma non si conosce il debito di fatturazione verso i fornitori o il volume dei mancati pagamenti, niente ha senso. Pertanto, è essenziale concentrarsi sul miglioramento continuo di questo pilastro chiave dell’ufficio amministrativo.
    • Fase 2, ordine e registrazione. Al momento della fatturazione, l'ordine sarà il tuo più grande alleato. Tenere un registro aggiornato delle fatture dei fornitori e dei clienti è fondamentale. Oggi è un processo digitalizzato, anche se è vero che l'inserimento dei dati è ancora manuale.
    • Fase 3, la digitalizzazione è un must. Le montagne di carta, gli schedari sovraffollati sono un classico. Soprattutto alla fine dei trimestri o alla chiusura dell'anno. La fattura cartacea che deve passare di mano in mano per ottenere l'approvazione è spesso un leitmotiv nelle aziende. Questo processo di solito porta a problemi come: perdita di fatture, ritardi nell'approvazione e, quindi, ritardi nei pagamenti ai fornitori. Questi problemi, che si ripetono quasi ogni trimestre, come se fossimo in un loop, hanno una soluzione. La soluzione è la digitalizzazione integrale del processo. Pertanto, la fatturazione digitale può avere molti vantaggi.

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    Vantaggi della fatturazione digitale

    La fatturazione di un'azienda, come detto sopra, richiede tempo e fatica. È anche uno dei pilastri della contabilità. Una fatturazione aggiornata, chiara e trasparente fornisce una visione della contabilità più accurata. E, in breve, informazioni strategiche essenziali per la tua azienda. Se questo processo viene fatto manualmente e con la carta come supporto principale, possono verificarsi problemi ricorrenti. Problemi che sono diventati endemici in molti uffici amministrativi. D'altra parte, la digitalizzazione porta molti vantaggi come:

    • Più controllo sulle fatture. Se le fatture dei fornitori e le fatture dei clienti sono digitalizzate, l’ufficio amministrativo può avere più controllo sulle spese. Avere una piattaforma o un software che faciliti il processo è un grande aiuto in questo percorso di digitalizzazione. 
    • Supervisione in tutte le fasi. Quando il pagamento o la riscossione delle fatture rallenta, rallenta anche il processo decisionale nell'azienda. È difficile, per non dire sconsigliabile, prendere decisioni strategiche con metà delle informazioni. Inoltre, la fiducia fornitore-cliente viene erosa, una circostanza da evitare a tutti i costi.  L'incorporazione della digitalizzazione in tutte le fasi del processo fornirà il controllo sulle approvazioni delle fatture e sui pagamenti. Di conseguenza, più agilità, più trasparenza.
    • Si risparmia tempo. Chi non ha mai sentito l'espressione "il tempo è denaro"? La gestione delle fatture perse, le domande su chi ha approvato una fattura e quando o le fatture che non arrivano all’ufficio amministrativo rappresentano un'enorme quantità di ore di lavoro. In poche parole, tempo. La fatturazione digitale offre la possibilità di aggiungere efficienza al processo. Un'efficienza che si traduce in un guadagno di tempo, di ore, per eseguire compiti di maggior valore aggiunto.

    Quindi, per migliorare il processo di fatturazione di un'azienda, è necessario essere consapevoli del problema, dare al processo di fatturazione la rilevanza che ha all'interno della contabilità e scommettere sulla digitalizzazione. Spero che questo post ti abbia aiutato a riflettere su questo processo chiave per la tua azienda e a ricordare che il miglioramento dei processi è la strada per una fatturazione efficiente ed efficace.IT-CTA-solicita-demo

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