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    Come la gestione dei dati può far migliorare l’azienda dal primo mese

    gestione per processi timer 4 min.
    Alessandra Belotti
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    Perché la gestione dei dati che si possono ricavare dall’attività aziendale è così importante? Quali sono i vantaggi che se ne possono trarre?

    Per rispondere a queste domande è utile in primo luogo comprendere perché sia utile analizzare i dati.

    Quali sono però i dati interessanti da conoscere e come si possono raccogliere, gestire ed utilizzare? Parleremo quindi delle strategie, delle possibilità e degli strumenti a disposizione. 

    Iniziamo però dal capire perché si parli di gestione dei dati aziendali.

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    Gestione dei dati in azienda: perché è un vantaggio

    Ogni azienda, qualsiasi sia la sua dimensione o il suo settore, ha a che fare ogni giorno con moltissimi dati utili al suo funzionamento. Spesso però queste fonti di informazione vengono trascurate, se non addirittura ignorate. 

    Abbiamo deciso di partire da questo punto proprio perché non conoscere i dati relativi alla propria attività equivale a non considerare fattori molto importanti, capaci nei casi più estremi, di decretare il successo o l’insuccesso.

    Cosa si intende dunque per gestione dei dati? Con questa espressione si fa riferimento alla raccolta ed analisi di tutti i parametri relativi ad un’attività; se tipicamente l’esempio più comune è quello delle entrate e delle uscite, si consideri però che questo aspetto è solo marginale ai fini di una gestione ottimale. 

    Tra i dati da conoscere, analizzare e gestire rientra infatti tutto ciò che è misurabile: dal tempo impiegato per svolgere una data azione ai costi relativi alle forniture o alla gestione dei dipendenti. 

    Quali dati?

    Quali sono i dati da raccogliere, studiare e quindi, gestire? Il punto di partenza potrebbe essere quello della considerazione dei costi. Meglio abbandonare però un dato complessivo; molto più efficace potrebbe rivelarsi la suddivisione per dipartimenti, unità o processi produttivi.

    Un altro aspetto rilevante per la gestione dei dati è la raccolta di quelli relativi ai fornitori; a questo proposito non devono però essere incluse solo le materie prime o i prodotti necessari per la propria attività, quanto tutto quello che concerne questi aspetti. Dovranno quindi essere calcolabili anche i costi relativi alla ricerca dei fornitori, ai rapporti con essi e alla verifica di quanto acquistato, per fare un esempio pratico.

    Un altro importante capitolo di spesa aziendale riguarda solitamente quella relativa a dipendenti e collaboratori; anche in questo caso la gestione dei dati relativi alle risorse umane dovrà comprendere non solo i costi diretti, come gli stipendi, ma anche tutti quelli connessi al lavoratore, come la ricerca del personale, le attività di formazione o i benefit ed i premi aziendali.

    In altre parole, potremmo affermare che la gestione dei dati di un’azienda presuppone la conoscenza e favorisce il controllo di tutti i processi aziendali, che proprio grazie all’analisi dei dati potranno essere controllati ed ottimizzati.

    gestione dei dati

    Come si gestiscono i dati aziendali?

    Dal punto di vista teorico, la gestione dei dati relativi ad un’attività appare semplice, ma certamente più complessa è l’applicazione pratica di quanto detto nei paragrafi precedenti.

    Gestire i dati presuppone infatti ulteriori passaggi che comportano il monitoraggio di ogni parametro, la sua registrazione e la possibilità di utilizzo. 

    Si tratta ad ogni modo di un insieme di procedure che potrebbero rivelarsi complesse da gestire senza l’utilizzo degli strumenti adeguati.

    L’aiuto dei software dedicati

    Proprio al fine di semplificare la gestione dei dati, sono stati pensati i software specifici per l'analisi degli stessi.

    Per la massima semplicità di  utilizzo, uno strumento di questo tipo dovrebbe consentire almeno la possibilità di estrazione dei dati utilizzando parametri diversi ed il confronto tra periodi differenti.

    Molto utile è anche la possibilità di identificare diverse voci di costo, come ad esempio le varie unità produttive  aziendali, che in questo modo possono essere studiate come elementi indipendenti per comprendere i punti di forza o le eventuali debolezze.

    A questo scopo si rivela di solito efficace la possibilità di impostare degli alert per il controllo dei parametri fissati, come ad esempio  un budget di spesa per le trasferte o per i rimborsi spesa.

    La presenza di un software permette in questo modo di monitorare nel tempo tutti i dati relativi ai processi significativi per l'azienda e di confrontarli con periodi significativi analoghi, anche a partire dal primo mese di utilizzo.

    La possibilità di conosce qualsiasi dato in ogni momento, consente inoltre di ottimizzare la gestione in quanto permette di attivare tutti i correttivi necessari in tempi rapidi, in modo da bloccare appena possibile eventuali fonti di perdita o di problematicità per l’azienda.

    Da questo punto di vista i software per la gestione dei dati  si rivelano quindi un alleato perfetto per ogni azienda che abbia come obiettivo la riduzione degli sprechi e, parallelamente, l'impiego migliore di ogni tipo di risorsa presente.

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