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    Come gestire i costi aggiuntivi dello smart working

    Smart working timer 2 min.
    Myriam Zanatta
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    Per poter lavorare correttamente da casa è necessario disporre di attrezzature e risorse adeguate. Ma non tutti le hanno a disposizione: potrebbe mancare qualcosa, potrebbe rompersi qualcosa e aver bisogno di ricambi... Cosa fare in questo caso? Come gestire le spese derivanti dal telelavoro? Ve lo spieghiamo qui di seguito.

    Nella maggior parte dei casi, le persone che lavorano a distanza, con regolarità  o occasionalmente a causa di circostanze eccezionali, non hanno generalmente bisogno di molte altre risorse oltre a un computer, un telefono, uno spazio di lavoro a casa e una buona connessione Internet. Ci possono però essere situazioni in cui c’è bisogno di altro come, per esempio, attrezzature informatiche aggiuntive. Supponiamo che il mouse del nostro computer si rompa, abbiamo bisogno di un cavo che non abbiamo, o addirittura abbiamo bisogno di un nuovo computer perché il nostro non è adatto o si è rotto. Ci possono essere anche costi di cancelleria, o spese di spedizione, nel caso in cui dovessimo spedire in ufficio documenti cartacei. 


    Tutte queste spese sostenute dal dipendente sono rimborsate dall'azienda, in quanto derivanti dal lavoro da casa. 

    Certamente la stragrande maggioranza sarà costituita da acquisti online, con - di conseguenza - fatture digitali, di solito in formato PDF, ma pur essendo in questo formato dovranno comunque essere dal lavoratore caricate e rendicontate all'azienda per essere rimborsate, e poi gestite e contabilizzate dall’azienda stessa. 

    Quindi, il processo, sarà molto simile a quello della gestione delle note spesa.Captio Blog Image (12)Gestione manuale delle spese derivanti da smartworking vs. gestione digitale

    In generale, abbiamo due modi per gestire le spese che derivano dal telelavoro.

    La gestione "tradizionale" o manuale delle spese comporta la conservazione dello scontrino originale, in caso di acquisto in negozio, o della fattura digitale in caso di acquisti online. Alla fine del mese, o al momento stabilito dalla società, tali spese devono essere comunicate al supervisore, in modo da poter essere rimborsate. Il modo più comune per inoltrare queste spese è attraverso un documento Excel, in cui il lavoratore compila manualmente tutte le informazioni relative alle spese sostenute. Se il dipendente ha effettuato acquisti in negozi fisici dispone dello scontrino. Dovrà, quindi, conservarlo per consegnarlo o inviarlo all'azienda il prima possibile.

    Al contrario, la gestione digitale o automatizzata semplifica notevolmente il processo. Con un software di gestione delle spese è sufficiente scattare una foto degli scontrini degli acquisti nei negozi fisici, o caricare i PDF delle fatture degli acquisti online, e il software estrarrà automaticamente le informazioni di spesa. Se si tratta di un'applicazione approvata dall'Agenzia delle Entrate, come Captio, in entrambi i casi il documento digitalizzato dal software avrà validità legale. Così, da un lato, ci assicuriamo che la trasmissione dei documenti al reparto amministrativo sia efficace senza dover portare i documenti cartacei di persona e, dall'altro, evitiamo problemi di archiviazione e di recupero dei documenti.

    Anche la generazione delle note spesa sarà molto più agile, in quanto le informazioni saranno digitalizzate, oltre ad avere flussi automatizzati di approvazione e convalida.

    L'automazione e la digitalizzazione di questi processi possono essere incluse in una più ampia strategia di trasformazione digitale. L'eliminazione dei processi manuali e cartacei, di qualsiasi tipo essi siano, è un'esigenza sempre più pressante per le aziende che non vogliono rimanere indietro e perdere in efficienza e produttività. Ciò è particolarmente importante in un momento in cui circostanze straordinarie costringono i dipendenti a scegliere di lavorare da casa, poiché se non sono sufficientemente preparati e digitalizzati, ciò che ne risentirebbe sarebbe il loro lavoro quotidiano.

    Volete saperne di più su come gestire le vostre spese professionali in modo automatizzato e guadagnare in efficienza? Lo spieghiamo nella nostra demo gratuita di Captio. New call-to-action

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