Cene di lavoro, meeting, attività ricreative… Qualsiasi tipo di evento aziendale, per essere organizzato bene, deve avere un requisito necessario: essere sviluppato in modo coerente rispetto agli obiettivi.

Ma come si definiscono gli obiettivi in modo strategico? Ecco qualche suggerimento.

1 - Gli obiettivi devono essere dettagliati

“Voglio che questo evento mi aiuti ad aumentare le vendite e a migliorare la mia rete di contatti”: questo obiettivo non è formulato in modo strategico. Sarebbe più giusto dire: “Voglio organizzare un evento di presentazione del nostro nuovo software finanziario, con l’obiettivo di aumentare le vendite di questo prodotto del 10-15% in un anno”, oppure, “Organizzeremo una conferenza di tre giorni in un hotel di lusso per aumentare la nostra rete di fornitori e clienti di 300/400 persone”. Se puoi misurare una cosa, la puoi gestire meglio: ecco perché è importante parlare di dati e percentuali. Entra nel concreto, non rimanere sul vago.

2 - Se gli obiettivi non possono essere quantificati, meglio esprimerli in modo qualitativo

Obiettivi come “il miglioramento dell’ambiente di lavoro” o “l’intensificazione dei rapporti tra i colleghi”, non possono essere calcolati con parametri numerici. Se il tuo evento vuole raggiungere proprio questi scopi, puoi valutarli qualitativamente con sondaggi o, semplicemente, osservando l’atteggiamento dei dipendenti.

3 - Definire gli obiettivi in funzione dell’azione pratica che si vuole far compiere

Che cosa vuoi raggiungere con il tuo evento? Far comprare un prodotto, fidelizzare i clienti, ampliare la tua rete di contatti o rafforzare la coesione del gruppo di lavoro? Pensando concretamente all’azione pratica che vuoi raggiungere ti sarà più facile fissare degli obiettivi strategicamente efficaci.  

Questi sono i suggerimenti per mettere a fuoco obiettivi efficaci, che ti permetteranno di organizzare meglio il tuo evento. Per raggiungerli, tieni a mente la regola d’oro: concentrati sui contenuti dell’evento, e non sugli aspetti puramente formali. In passato si tendeva a dare maggior importanza al luogo, allo spazio, al catering e all’allestimento, mettendo in secondo piano i temi dell’evento e le modalità di esposizione. Per fortuna, negli ultimi anni, questo atteggiamento sembra essere abbandonato in favore della Meeting Architecture: una disciplina secondo la quale bisogna dare importanza agli aspetti contenutistici piuttosto che a quelli formali, in modo da raggiungere obiettivi misurabili.