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Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

Come definire la travel policy aziendale

Pubblicato da Captio su 15/11/2018

La politica dei viaggi aziendali (o travel policy) include le linee guida che regolano la gestione dei costi dei viaggi aziendali e indica chiaramente quali sono i costi a carico dell’azienda e quali, invece, non sono considerati rimborsabili. Questo documento deve adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda, e quindi deve essere costruito in maniera personalizzata. Inoltre, la politica delle spese non è statica, ma è viva, in continua evoluzione: deve modificarsi e adattarsi a nuove circostanze e necessità.

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La travel policy: ecco le caratteristiche che deve avere la politica aziendale per le trasferte

 

La travel policy deve contenere queste informazioni:

  • Politica sul rimborso chilometrico: ogni azienda segue una politica diversa. Se il dipendente non dispone di un’auto aziendale per spostarsi si può concordare un prezzo per chilometro, su cui incide anche l’incarico o il reparto di appartenenza.

  • Politica sulle norme: anche in questo caso le politiche possono variare da azienda ad azienda. Bisognerà stabilire a priori delle regole interne: qual è il tetto massimo per i pasti, per l’alloggio e altri aspetti simili. Allo stesso modo, sulla definizione degli importi massimi di spesa incideranno ruolo professionale e reparto di appartenenza del dipendente.

  • Politica di gestione degli scontrini: le aziende hanno modi diversi di gestire il controllo degli scontrini. In alcune aziende, le spese vengono registrate manualmente partendo dallo scontrino fisico, in altre questo processo viene automatizzato attraverso strumenti tecnologici.

  • Politica sui viaggi internazionali: in questo tipo di politica entrano in gioco due fattori. Il primo è il cambio di valuta, in particolare se il dipendente si trasferisce stabilmente in un paese straniero: è necessario definire con quale moneta andrà pagato e come sarà rimborsato. Il secondo è la contrattazione delle assicurazioni, sia mediche sia di viaggio, necessarie per il dipendente che compie lunghi viaggi all’estero.

Come definire la travel policy aziendale

 

Ma quali sono le caratteristiche per una politica delle spese davvero efficace?

  • È chiara e concisa: con lo studio sulla mobilità vengono analizzate le situazioni abituali che generano spese aziendali. La politica delle spese deve concentrarsi su tali costi, senza divagare.

  • È ben strutturata: deve essere facile da capire e da ricordare. Per questo una suddivisione precisa in paragrafi, con informazioni espresse in modo chiaro su pasti, alloggio e chilometraggio, può essere di grande aiuto.

  • Rende espliciti i dettagli formali: quando devo consegnare la nota spese? Qual è la procedura? E se ci sono problemi, a chi devo chiedere? La politica delle spese deve rispondere a queste domande, in modo che il dipendente non abbia mai nessun dubbio.

  • Si esprime chiaramente sulle spese non rimborsabili: un dipendente deve sapere con esattezza qual è la politica aziendale sul consumo di alcool durante i pasti, se può portare un cliente a pranzo e, in generale, come si comporta l’azienda in situazioni simili: è l’unico modo per evitare fraintendimenti.

La travel policy deve rispondere alle esigenze reali dell’azienda. E più sa esprimersi in maniera semplice e diretta, più è utile.


Come gestire in modo efficiente le spese di viaggio


 

Categoria: Travel manager, travel policy