<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=133206463822786&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

    Come definire la travel policy aziendale

    travel policy timer 3 min.
    Myriam Zanatta
    SCARICA L'EBOOK: Report sulle tendenze nella gestione delle spese di viaggio e  rappresentanza

    La politica dei viaggi aziendali (o travel policy) include le linee guida che regolano la gestione dei costi dei viaggi aziendali e indica chiaramente quali sono i costi a carico dell’azienda e quali, invece, non sono considerati rimborsabili. Questo documento deve adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda, e quindi deve essere costruito in maniera personalizzata. Inoltre, la politica delle spese non è statica, ma è viva, in continua evoluzione: deve modificarsi e adattarsi a nuove circostanze e necessità. È quindi un utile strumento per le aziende utile per la pianificazione dei viaggi d’affari ma anche per monitorare la capacità di spesa dell’impresa.

    IT - Informe Gestion gastos 2020

    La travel policy: ecco le caratteristiche che deve avere la politica aziendale per le trasferte

    Esistono diverse tipologie di travel policy, tutte incluse all’interno di un viaggio di lavoro. 

    La travel policy vera e propria si riferisce alla tipologia di mezzo scelto per lo spostamento, la classe e la categoria della struttura di pernottamento. 

    La Car policy, è utilizzata dai titolari di un’auto aziendale per il tragitto verso l’aeroporto o la stazione di partenza del viaggio. La normativa di rimborso concerne tutto ciò che ha a che fare con le diarie e i costi del taxi. La Corporate Social responsability policy è legata a quelle aziende con responsabilità sociale e che forniscono indicazioni in materia anche durante le trasferte di lavoro. 

    Infine, la Security policy riguarda la sicurezza delle destinazioni, delle persone fisiche e del tipo di viaggio di lavoro. 

     La travel policy classica deve contenere alcune importanti informazioni:

    • Politica sul rimborso chilometrico: ogni azienda segue una politica diversa. Se il dipendente non dispone di un’auto aziendale per spostarsi si può concordare un prezzo per chilometro, su cui incide anche l’incarico o il reparto di appartenenza.
    • Politica sulle norme: anche in questo caso le politiche possono variare da azienda ad azienda. Bisognerà stabilire a priori delle regole interne: qual è il tetto massimo per i pasti, per l’alloggio e altri aspetti simili. Allo stesso modo, sulla definizione degli importi massimi di spesa incideranno ruolo professionale e reparto di appartenenza del dipendente.
    • Politica di gestione degli scontrini: le aziende hanno modi diversi di gestire il controllo degli scontrini. In alcune aziende, le spese vengono registrate manualmente partendo dallo scontrino fisico, in altre questo processo viene automatizzato attraverso strumenti tecnologici.
    • Politica sui viaggi internazionali: in questo tipo di politica entrano in gioco due fattori. Il primo è il cambio di valuta, in particolare se il dipendente si trasferisce stabilmente in un paese straniero: è necessario definire con quale moneta andrà pagato e come sarà rimborsato. Il secondo è la contrattazione delle assicurazioni, sia mediche sia di viaggio, necessarie per il dipendente che compie lunghi viaggi all’estero.

    Le indicazioni contenute all’interno di una travel policy, come visto, sono a discrezione di ogni singola azienda ma devono essere indicate chiaramente in modo da non incappare in eventuali dispute post viaggio. 

    Alcune aziende per questa ragione hanno affidato la redazione ed il controllo del documento di travel policy alla figura del travel manager che funge da intermediario tra l’ufficio risorse umane dell’azienda e tutti i lavoratori in trasferta. 

    travel policy

    Ma quali sono le caratteristiche per una politica delle spese davvero efficace?

    • È chiara e concisa: con lo studio sulla mobilità vengono analizzate le situazioni abituali che generano spese aziendali. La politica delle spese deve concentrarsi su tali costi, senza divagare.
    • È ben strutturata: deve essere facile da capire e da ricordare. Per questo una suddivisione precisa in paragrafi, con informazioni espresse in modo chiaro su pasti, alloggio e chilometraggio, può essere di grande aiuto.
    • Rende espliciti i dettagli formali: quando devo consegnare la nota spese? Qual è la procedura? E se ci sono problemi, a chi devo chiedere? La politica delle spese deve rispondere a queste domande, in modo che il dipendente non abbia mai nessun dubbio.
    • Si esprime chiaramente sulle spese non rimborsabili: un dipendente deve sapere con esattezza qual è la politica aziendale sul consumo di alcool durante i pasti, se può portare un cliente a pranzo e, in generale, come si comporta l’azienda in situazioni simili: è l’unico modo per evitare fraintendimenti.

    La travel policy deve rispondere alle esigenze reali dell’azienda. E più sa esprimersi in maniera semplice e diretta, più è utile.IT-CTA-solicita-demo

    Iscriviti al nostro blog per non perdere le ultime novità