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    Perché il calcolo spese di viaggio è complesso (e come semplificarlo)

    spese di viaggio timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Chiunque si sia trovato a gestire il calcolo spese di viaggio, in aziende di qualsiasi dimensione, avrà constatato come questo tipo di contabilità possa rivelarsi complesso. Perché accade e quali sono le possibili soluzioni per semplificare tutto il processo?

    Analizzeremo in primo luogo quali tipologie di spese di viaggio o trasferta debbano essere considerate, distinguendole in base alle modalità di rimborso. 

    Tratteremo in particolare delle spese sostenute dall’azienda e dai dipendenti o dai collaboratori, evidenziando le difficoltà specifiche di questa tipologia di uscite. 

    Dedicheremo infine spazio alle possibili soluzioni per il calcolo delle spese di viaggio, alla loro gestione e ai rimborsi, con due strumenti diversi ma complementari per ottimizzare al massimo questo aspetto.

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    Quali spese nel calcolo spese di viaggio?

    Iniziamo quindi dal circoscrivere quali siano le spese di viaggio da considerare. Le spese possono infatti essere di diverse tipologie. Tra le macro categorie di spese possiamo includere:

    • Le spese di viaggio con rimborso chilometrico
    • Le spese di viaggio con rimborso forfettario
    • Le spese generiche

    Analizziamole nel dettaglio.

    Il calcolo delle spese con rimborso chilometrico

    Le spese pagate tramite il calcolo tramite il rimborso chilometrico, sono tipicamente gli spostamenti sostenuti dal dipendente o dal collaboratore tramite un veicolo personale. Per il calcolo dei rimborsi dovuti per questo tipo di spese si utilizzano convenzionalmente le tabelle ACI, vere e proprie tabelle che consentono di calcolare, utilizzando uno standard unico e condiviso, il rimborso previsto in base al modello di veicolo e alla sua alimentazione. 

    Rimandiamo all’approfondimento specifico per conoscere nel dettaglio le modalità di calcolo.

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    Il calcolo delle spese con rimborso forfettario

    Anche le spese che prevedono un rimborso forfettario sono calcolate tramite l’utilizzo delle già citate tabelle Aci, presenti sul sito ufficiale dell’Automobile Club d’Italia e aggiornate periodicamente. 

    Nel dettaglio, in questo caso il rimborso delle spese di viaggio è calcolato utilizzando un calcolo convenzionale che tenga conto di un utilizzo medio. Questa modalità è solitamente adottata quando è previsto un uso promiscuo del veicolo.

    La complessità del calcolo delle spese di viaggio non è però dovuta dal mero calcolo dei rimborsi, quanto dal considerare tutte le spese che possono comporre il costo di un viaggio. Ecco un’ulteriore tipologia da tenere presente nel calcolo.

    Le spese aziendali e quelle sostenute dai dipendenti

    Non tutti i viaggi sono interamente sostenuti dal dipendente o dall’azienda; molto più frequente è invece la presenza di diverse tipologie di spese. 

    Ecco un esempio tipico di spese di viaggio con entrambe le componenti:

    • Spese aziendali: prenotazione voli e hotel
    • Spese sostenute dal lavoratore: spese del carburante e dei pasti

    Il calcolo delle spese sostenute dall’azienda non dovrebbe risultare complesso, in quanto contabilizzabile internamente; più difficile potrebbe invece rivelarsi la gestione delle spese a carico del lavoratore ed oggetto di rimborso.

    Come semplificare dunque l'intero processo?

    Due strumenti per semplificare da subito il calcolo e la gestione

    Ottimizzare il calcolo spese di viaggio è tanto necessario quanto semplice da attuare, con l’utilizzo degli strumenti giusti. 

    In particolare, molto utili a questo scopo possono rivelarsi le carte aziendali e i software di gestione delle spese.

    Partiamo da questi ultimi.

    Come un software di gestione delle spese può semplificare il calcolo

    I software di gestione e calcolo delle spese di viaggio sono programmi studiati specificatamente per consentire una gestione semplice e più efficace di tutto il processo di spesa. 

    In particolare un software efficiente dovrebbe considerare tre fasi di operatività ed in particolare:

    1. Inserimento della spesa
    2. Creazione della nota spese
    3. Rimborso al dipendente

    La gestione dell’intero processo tramite un unico programma consente di gestire in minor tempo il calcolo e il rimborso, ma permette anche di semplificare l’inserimento delle spese dando al collaboratore o al dipendente la possibilità di inserire i costi sostenuti in tempo reale tramite un’app dedicata, utilizzabile anche da smartphone.

    Le carte aziendali

    Uno strumento spesso non considerato nella misura meritata per il calcolo delle spese è costituito dalle carte aziendali. Si tratta di carte di pagamento, solitamente prepagate, che possono essere affidate direttamente al dipendente.

    I vantaggi di questi strumenti sono notevoli e spaziano dal controllo in tempo reale della  spesa, all'assegnazione di un budget specifico predeterminato. 

    Infine uno dei vantaggi più apprezzati è la possibilità di integrare la reportistica delle spese sostenute con la carta nei software di gestione spese, snellendo così ulteriormente l’intero processo di gestione e calcolo delle spese di viaggio.

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