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    Business travel: tre modi per renderli più semplici

    business travel timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Nonostante la tecnologia consenta di comunicare e di incontrarsi a distanza, sono ancora moltissimi i casi in cui i business travel sono necessari.
    Esistono però dei metodi per renderli più semplici? 

     

    Semplificare i viaggi di lavoro è possibile: abbiamo individuato tre metodi utili per la semplificazione e la gestione dei viaggi stessi a partire dalla loro pianificazione in azienda. 

    Tratteremo poi delle policy per i viaggi d’affari e capiremo come l'individuazione di regole e di un budget sia fondamentale. 

    Concluderemo con la gestione dei rimborsi spese per ogni tipo di viaggio di lavoro.

    Iniziamo però dalle fasi che precedono e accompagnano il viaggio.IT - Informe Gestion gastos 2020

    Business travel semplici con la pianificazione 

    Il primo metodo utile per semplificare le spese di viaggio e la loro gestione è quello di un’accurata pianificazione dei business travel. Pianificare significa infatti avere sotto controllo tutti gli aspetti che possano riguardare un viaggio di lavoro.

    Spesso si tende a considerare programmato un viaggio quando i mezzi di trasporto e i luoghi di soggiorno siano stati prenotati. In realtà questo è solo il primo passo per la pianificazione, che deve comprendere invece altri eventuali bisogni. 

    La tipologia di aspetti da programmare dipende in misura importante dal tipo di viaggio di lavoro che deve essere organizzato; tuttavia è facile immaginare che chi è incaricato di prenotazioni e simili sia al corrente del tipo di necessità legate al viaggio o alla trasferta di lavoro. 

    Pianificare ogni aspetto possibile del viaggio significa in primo luogo rendere il business travel più semplice per chi dovrà effettuarlo. In secondo luogo un planning accurato sarà in grado di rendere più facile la gestione di eventuali problematiche, ed inoltre renderà molto più immediati la rendicontazione e il rimborso delle spese, di cui parleremo a breve. 

    La policy aziendale per i viaggi

    Un secondo metodo utile per semplificare la gestione dei viaggi di affari è quello di stabilire a priori una policy aziendale chiara per tutto ciò che concerne i viaggi.

     

    La presenza di una precisa politica di spesa e di gestione è infatti molto utile per prevenire eventuali problematiche, ma anche per semplificare tutto il processo di gestione, in modo da ridurre al minimo dubbi o possibilità di errore. 

     

    Fondamentale da questo punto di vista è individuare un tetto massimo alle spese per ogni reparto, dipartimento o singolo viaggio. Sia chi organizza sia chi effettua materialmente il viaggio dovrà avere più che chiare quali siano le possibilità di spesa e quale margine di autonomia possa essere concesso nella scelta degli aspetti del viaggio non pianificati, come ad esempio i pasti o gli spostamenti locali. 

    Business travel

    La rendicontazione e i rimborsi delle spese di viaggio

    Quanto  affermato fino a qui avrebbe poco senso se venisse applicato senza un’attenta rendicontazione e gestione dei rimborsi. Da questo punto di vista risulta quindi fondamentale che l’azienda o l’organizzazione si doti di sistemi capaci di velocizzare la rendicontazione, ma anche di semplificare il business travel, sia per chi compie il viaggio sia per il travel manager che dovrà gestirlo.

    Uno strumento digitale per la rendicontazione e la gestione dei rimborsi è il terzo metodo che possiamo quindi consigliare per rendere ogni viaggio d'affari un viaggio ed eliminare quindi tutti gli aspetti che potrebbero portare ad errori, più o meno volontari.

    Da questo punto di vista particolarmente utile è l’utilizzo di app che consentano di caricare in tempo reale i giustificativi di spesa e che sono quindi in grado di eliminare la necessità di presentare fatture o scontrini fiscali per i rimborsi.

    Concludendo, oltre a diminuire le possibilità di errore, questo tipo di strumenti (dotati di solito di molte altre funzioni), permetteranno di ottenere risparmi importanti in termini di tempo, con la conseguente possibilità di occupare diversamente il tempo e le risorse coinvolte nel processo di gestione.   

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