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    Buone pratiche per evitare frodi interne nella vostra azienda

    Frode interna timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Riuscire a ridurre e a ottimizzare i costi può essere un enorme vantaggio competitivo per un'azienda. Per riuscirci senza apportare grandi cambiamenti strutturali, si possono adottare misure per prevenire le frodi interne. Proponiamo un elenco di buone pratiche per migliorare l'individuazione e la prevenzione delle frodi.

    Agilità nella gestione delle spese

    Politica di spesa e automazione

    Per cominciare, la vostra azienda ha bisogno di un quadro normativo che tutti i dipendenti devono applicare. Questo quadro normativo include, per esempio, un codice etico, un codice di condotta, politiche di spesa, ecc. Avere questi documenti sarà una buona base per ridurre al minimo le frodi interne, ma assicuratevi che siano disponibili per tutti i dipendenti, e formateli di conseguenza.

    È importante lavorare con i team locali del mercato per adattare le politiche di spesa e assicurarsi che la soluzione scelta possa essere configurata per rispondere ai requisiti locali di gestione delle spese. Date tutte queste norme e regolamenti, è molto importante che le aziende rivedano la loro politica sui viaggi e le linee guida con il personale su base regolare quando vengono aggiornate, o almeno una volta all'anno.

    Grazie all'implementazione delle regole di conformità della politica di spesa attraverso un motore di regole, tutte le spese sono convalidate in anticipo in conformità con la politica di spesa dell'azienda e le politiche governative. Questo permette di stabilire limiti per ogni tipo di spesa e, se necessario, di applicare una politica o requisiti di reporting diversi per ogni paese.

    Con un processo automatizzato, se un dipendente inserisce una spesa che non è conforme alla politica, la voce in questione viene immediatamente identificata.

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    Audit

    Anche gli audit sono uno strumento molto utile, sia interno che esterno. Permetteranno all'azienda di individuare possibili frodi che sono state sottovalutate, ma anche fattori e situazioni di rischio, punti di miglioramento, ecc.

    La richiesta di pre-approvazioni permette di confermare che le prenotazioni di viaggio - specialmente per voli e soggiorni in hotel particolarmente costosi - sono in linea con il budget e la politica prima che le transazioni abbiano luogo. Con una soluzione di spesa automatizzata, queste pre-approvazioni potrebbero essere utilizzate anche per autorizzare diarie specifiche per paese.

    Controllo delle spese

    L'implementazione di programmi di carte aziendali permette un migliore controllo delle spese e offre numerosi vantaggi finanziari e operativi. Inoltre, ci sono molti tipi di programmi di carte disponibili, come le carte che si configurano automaticamente secondo le politiche di spesa dell'azienda. Questo dà al team finance una maggiore tranquillità e agli utenti una maggiore comodità e flessibilità.

    L'azienda deve avere controlli in atto sia per prevenire che per rilevare le frodi. Gli strumenti tecnologici che automatizzano questo processo sono un aiuto molto importante, poiché ne migliorano notevolmente l’efficienza. È anche importante che le persone incaricate di questi compiti abbiano conoscenze sufficienti in questo campo, che siano qualificate.

    Formazione

    Per questo, la formazione è la chiave, come detto sopra. Non solo per questi supervisori, ma anche per tutta l'azienda. A tutti i dipendenti dovrebbe essere richiesto di intraprendere una formazione sulla prevenzione delle frodi, qualunque sia il loro ruolo. Questo riguarda anche i manager, che saranno responsabili di guidare le aree di controllo e di implementare politiche e strumenti per ridurre al minimo le frodi.

    Denunce

    A volte, quando un dipendente scopre un caso di frode interna, può essere difficile per lui o lei segnalarlo, e potrebbe non prendere provvedimenti. È quindi una buona pratica offrire ai dipendenti un canale attraverso il quale possono segnalare questi casi in modo anonimo.

    Inoltre, è efficace nel rendere più facile per i dipendenti agire correttamente e più difficile per loro commettere una frode, può scoraggiare la maggior parte dei potenziali criminali.

    Snellire i processi e analisi

    Una delle chiavi per realizzare un'altra buona pratica come la capacità di snellire i processi di presentazione e approvazione con soluzioni ad alta mobilità è quella di permettere ai dipendenti di inserire ricevute, creare voci di spesa e presentare rapporti di spesa in tempo quasi reale.

    La centralizzazione dei processi di spesa e l'utilizzo di analisi e rapporti di business intelligence sono altre misure che favoriscono l'implementazione di una politica di spesa ottimale per un'azienda.

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