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    Analisi costi aziendali: cos’è, a cosa serve e come si fa?

    gestione spese timer 4 min.
    Myriam Zanatta
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    Si sente spesso parlare di analisi costi aziendali come di un processo utile per la gestione delle aziende. Ma di cosa si tratta davvero?

    In questa guida spiegheremo innanzitutto cosa si intenda per analisi dei costi di un’azienda; illustreremo quindi gli scopi e i benefici di questo processo.

    Concluderemo dedicando un po’ di spazio a come si faccia e a quali strumenti possono rivelarsi utili per un’analisi corretta e realmente efficace. 

    Iniziamo però dal delimitare il campo di interesse con una definizione più precisa di questo concetto. 

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    Cosa si intende per analisi costi aziendali: una definizione

    L’analisi dei costi aziendali è un processo di contabilità che permette di ottimizzare la gestione del budget e delle risorse di un’azienda. 

    Può essere applicato con successo ad ogni tipologia di attività, a prescindere da dimensioni, settore e numero di addetti.

    L’obiettivo principale dell'analisi costi aziendali è quello di ottimizzare la gestione, riducendo eventuali sprechi e massimizzando il profitto.

    analisi costi aziendali

    I benefici dell’analisi dei costi e ricavi

    Come anticipato nella definizione, l’analisi dei costi è il primo passo per migliorare la gestione aziendale.

    Tuttavia questa affermazione potrebbe apparire come troppo generalista; più nel dettaglio si può quindi sostenere che si tratta del processo necessario per garantire che ogni reparto o voce di costo utilizzi le risorse disponibili con il massimo profitto.

    Oltre ad un vantaggio dal punto di vista gestionale, tramite l’analisi dei costi è inoltre possibile evidenziare eventuali problematiche nell’utilizzo del budget dell’azienda e non ultimo, individuare eventuali ammanchi o spese non autorizzate. 

    Analizzare i costi significa inoltre poter tracciare una prospettiva per il futuro produttivo aziendale, ad esempio considerando se una nuova produzione o servizio possano essere sostenibili e profittevoli dopo una prima immissione sul mercato.

    Si tratta dunque di un insieme di processi indispensabili per una migliore gestione delle decisioni, che trova nell'analisi dei costi un vantaggio derivante anche dal fatto che se studiata correttamente, consente anche di confrontare tra loro processi diversi o periodi differenti per uno stesso sistema produttivo.

    Come si può immaginare da quanto detto fino a qui, le possibilità di applicazione sono realmente moltissime.  

    Ma come si fa nel dettaglio un’analisi dei costi e quale strumenti possono essere utilizzati per semplificarla?

    Come si fa l’analisi dei costi aziendali?

    L’analisi dei costi dell’azienda si compone principalmente di tre passaggi:

    1. Registrazione delle uscite (costi fissi e variabili)
    2. Registrazione delle entrate
    3. Confronto entrate/uscite

    Il primo passaggio per essere in possesso di tutti i dati necessari ad un'analisi accurata, prevede la registrazione puntuale di tutte le uscite. Idealmente, ogni reparto o unità produttiva (a seconda di come è strutturata l’azienda) dovrebbe avere un sistema di rendicontazione dedicato.

    I costi devono inoltre essere suddivisi tra fissi e variabili, in modo da poter comprendere meglio eventuali aree di intervento.

    Un esempio di costi fissi sono ad esempio quelli relativi all’affitto o ai mutui per l‘acquisto degli impianti produttivi e dei macchinari; un esempio di costo variabile è invece quello relativo alle trasferte del personale o all’acquisto delle materie prime.  

    Al tempo stesso, tutte le entrate devono poter essere monitorate, possibilmente con un dettaglio articolato delle modalità e dei comportamenti di acquisto, di cui non ci occuperemo però in questa sede.

    Il terzo passaggio dell’analisi costi aziendali prevede il confronto tra i due processi precedenti, in moda da analizzare l’eventuale profitto o le perdite. 

    Anche se abbiamo parlato di questo procedimento in termini generali, un vantaggio dal punto di vista della gestione è rappresentato dalla possibilità di poter suddividere tutti i costi per reparti o aree aziendali, in modo da confrontare i singoli budget con i ricavi effettivi.   

    Gli strumenti utili

    Entrando nel lato pratico di quanto detto fino ad ora, è necessario chiedersi come l'analisi dei costi possa essere applicata con semplicità ed efficacia. Esistono tre metodi:

    • manualmente
    • con fogli di calcolo (Excel)
    • con un software di analisi delle spese

    L’analisi dei costi effettuata manualmente è vivamente sconsigliata, in quanto necessita di un investimento di tempo tanto maggiore quanto più complessa è l’attività aziendale. 

    Per ovviare alle difficoltà del calcolo manuale, alcune aziende ricorrono all'utilizzo di fogli di calcolo (come Excel). Tuttavia anche in questo caso, pur semplificando l’inserimento e l’analisi dei costi, non ci troviamo di fronte ad una vera e propria innovazione, in quanto i fogli di calcolo vengono utilizzati come strumento per evitare i calcoli manuali, ma non come una vera e propria innovazione nei sistemi di gestione.

    I software di analisi delle spese rappresentano infine la modalità capace di integrare semplicità di utilizzo e massimizzazione del tempo dedicato a questo tipo di operazioni gestionali.

    Il vantaggio più significativo apportato da un software è la possibilità di analizzare i dati inseriti considerandone le diverse variabili, come ad esempio il periodo di spesa o il centro di costo assegnato.

    I sistemi più vantaggiosi integrano inoltre la gestione delle spese effettuate dai dipendenti, in modo da inserire la rendicontazione delle spese e il loro rimborso tra le possibilità date dal software stesso.

    In questo modo non solo si riduce la possibilità di errore per questo procedimento, ma si permette al tempo stesso di utilizzare i dati inseriti per più operazioni. 

    I software dotati di alert, inoltre, permettono di intervenire sui costi ancora prima del processo di analisi, ad esempio evitando che vengano sostenute spese che superano il budget stabilito per ogni voce di costo.

    In seguito a quanto abbiamo descritto nei paragrafi precedenti, si intuisce come un processo efficace di analisi dei costi aziendali non sia solo consigliato, ma anche estremamente utile per una gestione semplice ma al tempo stesso immediata ed efficace delle risorse. 

    Nonostante ciò, ancora molte aziende non applicato questi sistemi; ecco perché la loro adozione o implementazione può costituire un notevole vantaggio sulla concorrenza, disponibile fin da subito per chiunque voglia migliorare la propria attività e la sua gestione.

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