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    L’importanza di agilizzare i processi amministrativi

    gestione per processi timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    Ti accorgi che il tuo team dedica troppo tempo alle attività amministrative durante il lavoro? L'innovazione dei processi ci consente di snellire e ridurre il tempo che dedichiamo all'amministrazione, al fine di concentrare i nostri sforzi su compiti che favoriscano la crescita dell'azienda.

    Ogni azienda dispone di una serie di processi amministrativi per mantenere la stabilità del progetto e assicurarsi che la giornata si svolga senza intoppi. In genere, queste attività non sono produttive di per sé, sono più simili alle attività di manutenzione, anch'esse essenziali ai fini del funzionamento, ma non forniscono vantaggi di per sé.

    Proprio per questo, sicuramente vorrai risparmiare tempo nei processi amministrativi per poter concentrare le tue energie su attività più produttive dalle quali estrarre redditività per il tuo progetto. Ecco perché vogliamo condividere in questo articolo alcuni suggerimenti per snellire i processi amministrativi, prima in modo più "tradizionale" e poi utilizzando la tecnologia, che è nostra grande alleata per questo.

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    Agilizzare i processi: iniziamo dal principio

    Il primo passo sarebbe quello di progettare un business plan dettagliato e completo, che definisca quali sono gli obiettivi della nostra attività e come li raggiungeremo. Il business plan dovrebbe essere accompagnato da un elenco dei processi più importanti e del loro scopo. Con questa base possiamo iniziare a dare la priorità a quali attività sono più rilevanti che richiedono più tempo e che hanno un ROI più elevato, per così dire.

    Fatto ciò, è altresì una buona idea sommare i KPI finanziari e gestionali. I KPI sono i Key Performance Indicators, una serie di metriche che definiamo per sapere quali valori vogliamo misurare per valutare la redditività/successo di un progetto. Sebbene possa essere ingombrante, tutto questo processo preliminare di preparazione del piano aziendale e dei KPI è fondamentale per snellire i processi amministrativi, ordinare le tue esigenze e pianificare a medio e lungo termine.

    Una volta arrivati ​​qui, vi presentiamo il vero fattore chiave che semplificherà i vostri processi: gli strumenti digitali.

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    La digitalizzazione dei processi amministrativi

    L'innovazione di processo e dei prodotti ha raggiunto ogni angolo delle organizzazioni, comprese le attività finanziarie e amministrative. Si badi bene, non si tratta solo di sostituire il computer alla carta (e in parte è anche vero), ma è qualcosa di molto più profondo. Devi trovare lo strumento più adatto alle esigenze della tua azienda, acquisirlo e applicarlo. Ti consigliamo di cercare un software di gestione della contabilità che automatizzi il maggior numero di processi possibili e lasci aperta la porta all'integrazione di altri programmi per comparti specifici (o esigenze future).

    Questi strumenti ti consentono di migliorare il flusso di lavoro standardizzando i processi che in precedenza dovevi controllare passo dopo passo. Affidati alla tecnologia! Un esempio di queste soluzioni è Chrome River Invoice, sviluppato appositamente per gestire le fatture. Chrome River Invoice è una tecnologia di processo che semplifica notevolmente la gestione delle fatture dei fornitori.

    Usandolo, vedrai come lo strumento legge automaticamente i dati di cui ha bisogno da ogni fattura, accelera la sua approvazione e automatizza i flussi di controllo con avvisi configurabili, tra molte altre funzioni.

    Ricapitolando: Se ti chiedi come semplificare i processi amministrativi utilizzando la tecnologia, dovresti acquisire strumenti che ti consentano di automatizzare le attività che in precedenza eseguivi manualmente: è così semplice. Anche se in pratica ci vuole tempo per adattarsi, è un investimento essenziale con il quale risparmierai tempo, preoccupazioni e otterrai tante soddisfazioni. Avanti tutta!

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