Herramientas para la detección de fraude interno

El trabajo de revisión de las hojas de gasto, comprobando que todo esté alineado con la políticas de gastos de la empresa y detectando los posibles casos de fraude interno, es una tarea ardua, minuciosa y bastante monótona que requiere de muchas horas de dedicación. Afortunadamente, hoy en día existen múltiples herramientas de software que permiten automatizar gran parte de estas tareas.

 Ventajas del uso de software de detección de fraude

Las herramientas especialmente programadas y diseñadas para detectar fraudes en las notas de gastos no están ahí para sustituir, y de ninguna forma es su pretensión, la figura del auditor o revisor. No obstante, sí pueden funcionar como una valiosa herramienta para hacer más efectivo y rápido su trabajo. Estas son sus principales ventajas:

• Permiten una automatización de las tareas. En consecuencia, el revisor o auditor se ve liberado de los trabajos más repetitivos y pesados, teniendo así más tiempo y energía para detectar lo fraudes menos evidentes.
• Facilitan al máximo el trabajo del auditor. Una vez parametrizadas y adaptadas a las políticas y condiciones de la empresa, estas herramientas son capaces de detectar por sí solas muchos fraudes.
• Transformación del proceso del formato papel al digital. Este tipo de software permite la digitalización de las facturas, ya sea escaneándolas o bien fotografiándolas por medio de un smartphone, y almacenarlas después en la nube. Esto agiliza el trabajo, mejora el rendimiento y, además, soluciona el problema del deterioro de la documentación en papel.
• Mejora la sincronización y la comunicación entre los diversos implicados en el proceso. Por ejemplo, el sistema puede avisar al empleado, incluso en el mismo momento en que elabora su nota, si un determinado gasto es lícito o no.

En ocasiones, por falta de tiempo material,

los últimos cambios o modificaciones en las políticas

de gastos de la empresa aún no han sido introducidos en

el software. En este caso, lo único que vale en la visión del

auditor de gastos

Pese a sus indiscutibles ventajas, es importante hacer hincapié que este tipo de aplicaciones informáticas son simplemente unas buenas herramientas que, en manos de un revisor que haga bien su trabajo y con un alto grado de profesionalidad, pueden resultar de gran ayuda en su tarea de detectar fraudes. Pero esto no quita que dicho auditor siga siendo el elemento principal y máximo responsable del circuito de revisión y detección de fraudes en notas de gasto.