En los últimos años, los avances tecnológicos enfocados a la automatización en la gestión de procesos operacionales, de apoyo y administrativos han permitido una revolución realmente espectacular de las dinámicas de trabajo, ganándose en eficiencia y rapidez. Para el estudio de este tipo de procesos, relacionándolos directamente con su optimización mediante el apoyo de recursos tecnológico, se utilizan métodos de análisis y representación conocidos como Workflows.
Workflow: definición y ventajas
El Workflow o flujo de trabajo es el estudio de las actividades de trabajo operacionales y administrativas, enfocadas principalmente en el uso de las tecnologías (softwares específicos, aplicaciones, equipos informáticos, dispositivos móviles) para su ejecución. A través de esta metodología se trata de representar cómo se estructuran las diversas tareas, formas de realización, orden correlativo, cómo se sincronizan etc.
Los principales beneficios del Workflow son:
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Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos.
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Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo y una mayor flexibilización.
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Aumento de la calidad en la atención y servicio al cliente.
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Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
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Integración de procesos empresariales.
Sistemas de gestión Workflow
Los sistemas de gestión Workflow permiten la gestión eficaz de la documentación, mediante servicios en la nube y la sustitución del papel de facturas, tiques y otros documentos por formatos digitalizados. Para gestionar estos procesos se utilizan softwares específicos, como SAP o Captio e incluso algunos de código libre.
Con Captio, por ejemplo, es posible escanear, ordenar y clasificar todo tipo de información y soporte documental con una simple fotografía desde cualquier smartphone, e integrar estos datos con los distintos departamentos de la empresa, como recursos humanos o contabilidad.
Mediante el software de Captio, además de agilizar e integrar procesos, se consigue un control y gestión muy eficaz de los gastos de dietas y viajes facilitando enormemente las tareas de supervisión y detección de irregularidades o fraudes, como puede ser la contabilización de algún tipo de gasto no permitido por la empresa o sobrepasar los límites establecidos por las políticas de gastos o viajes de la empresa.
Tecnología y cambio organizativo
La tecnología ha supuesto una auténtica revolución en las dinámicas de trabajo de carácter administrativo y de apoyo, ganándose en fluidez y rapidez y posibilitando la gestión e interrelación de una cantidad inmensa de datos.
Todo esto ha permitido la creación de unos flujos y formas de trabajo totalmente impensables hace unos pocos años. En este aspecto las posibilidades de mejora de la gestión, con una integración aún más eficaz entre las distintas tareas y departamentos de cualquier organización, son enormes y en constante evolución y desarrollo.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Consultor en estadística y mejora de procesos
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