En cualquier empresa, las auditorías contables son frecuentes, ya sean internas, que suele ser una vez al año, como por parte de la Agencia Tributaria, que pueden ser en cualquier momento. Así que una preocupación recurrente es estar listo en caso de auditoria contable. Gracias a Captio, esto deja de ser un problema, ¡te explicamos cómo!
Las empresas están obligadas a conservar los justificantes de sus gastos durante un mínimo de cuatro años, además del ejercicio en curso. En caso de inspección, pues, se tiene que poder presentar todos estos documentos, que justifiquen y validen los apuntes contables realizados. Pero esto no siempre es una tarea fácil…
Es complicado gestionar el archivo de todos los tiques de gastos por el gran volumen de documentos de este tipo que se generan en una empresa cada mes. Es habitual que se pierdan, y que en el momento de ser necesarios no se puedan localizar. Además, ocupan mucho espacio y a menudo suponen un estorbo o una molestia en el día a día de la administración de la sociedad. Y aunque estén bien guardados, se pueden dañar. Sobre todo en el caso del papel térmico, con el que se hacen la mayoría de los tiques, se borran con mucha facilidad, por lo que no servirían tampoco frente a una auditoría contable.
Pero gracias a Captio, los tiques de los gastos de viaje no son un problema en las auditorías contables. Con la digitalización, se solventan estas molestias y dificultades, siendo una gestión de los tiques mucho más eficiente y automatizada. Además, Captio es la primera aplicación de digitalización certificada por la AEAT en España, por lo que la copia digital sustituye el justificante original a todos los efectos. Así pues, se puede eliminar el papel sin preocuparse, ya que frente a una auditoría, todos los datos están certificados y homologados, disponibles en el servidor de Captio.
