Inspección de Hacienda: dos palabras que juntas son capaces de provocar preocupación, nerviosismo y estrés. Cuando te llega una notificación de la AEAT informándote de que tu empresa va a pasar una inspección de Hacienda, mil dudas y preguntas surgen, pero las principales suelen ser: ¿está lista mi empresa? ¿Qué tengo que hacer? En este artículo respondemos a estas cuestiones.
1. La inspección de Hacienda
2. Fases de una inspección de Hacienda
3. La notificación
4. Qué documentación puede ser inspeccionada
5. Infracciones y sanciones de Hacienda
6. Cómo recurrir una multa de Hacienda
7. Derechos y obligacionesante una inspección
8. Consejos ante una inspección
9. Automatización de justificantes: más orden ante una inspección
1. La inspección de Hacienda
Toda empresa es susceptible de tener inspecciones de Hacienda. La Agencia Tributaria Española inspecciona y visita a negocios con el fin de luchar contra el fraude.
Desde hace unos años, las inspecciones de Hacienda a las empresas no hacen más que aumentar. Por eso, si tu empresa no ha recibido aún una inspección de la AEAT es probable que la reciba en un futuro no muy lejano: a parte de las inspecciones realizadas por indicios de errores o fraudes, un importante número de inspecciones se realizan de forma totalmente aleatoria.
2. Fases de una inspección de Hacienda
Muchas veces los problemas con la AEAT vienen por desconocimiento o falta de experiencia más que por haber cometido algún fraude. Los nuevos empresarios deben vigilar especialmente con cometer errores en las declaraciones, ya que por pequeños que sean estos pueden acarrear problemas. De hecho, si son citados por la AEAT es altamente aconsejable que se presente un profesional con experiencia. A partir de aquí tu empresa va a pasar por distintas fases en el proceso de inspección de Hacienda:
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Aviso: la notificación por parte de la AEAT para citarte a una inspección no debe ser ignorada en ningún caso. En el siguiente apartado entramos en detalle sobre este tema.
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Comparecencia: sé puntual y muéstrate tranquilo. Contesta a las preguntas educadamente, tratando de causar buena impresión, pero sin hablar de más.
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Contabilidad: no es lo mismo que nos cite la Dependencia de Gestión Tributaria o la Dependencia de Inspección. La primera no tiene potestad para pedir la contabilidad de la empresa. Por ello, si te cita la Gestión Tributaria olvídate de llevar documentos contables.
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Diligencias: al finalizar estas reuniones entre la empresa y la AEAT, se generan unos documentos públicos llamados diligencias. Estos recogen hechos, no fundamentos de derecho. Como empresa, debes requerir que se pongan tus declaraciones si en algo no estás conforme. Son documentos visibles que llevarán tu consentimiento firmado, no los subestimes.
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Estimaciones: la AEAT te expondrá una estimación de las cantidades que dejes de ingresar. Intenta que sean lo más bajas que puedas, pero siempre pudiéndose demostrar con hechos.
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Acta. el acta será de conformidad o disconformidad. Como indica la propia palabra, en la primera estamos mostrándonos conformes con los hechos que se nos imputan. Debemos estar seguros en el momento que firmamos, ya que a posteriori no podremos recurrir. Y si no estamos de acuerdo con el acta íntegramente, se puede firmar por hechos del acta.
3. La notificación
El procedimiento de inspección se puede iniciar a través de oficio o a petición del obligado tributario. Aunque es cierto que es poco habitual que el obligado tributario, sea persona física o jurídica, solicite esta inspección.
La notificación, es decir, la comunicación de que se inicia este proceso administrativo, puede ser de tres tipos:
- In situ: el representante de la Agencia Tributaria se persona en el domicilio social o sede de la empresa para notificar este inicio del procedimiento. En este caso, en la notificación se informa al obligado tributario del lugar, día y hora a la cual está citado. Este día tendrá que entregar la documentación, información requerida a la sede provincial de la Agencia Tributaria.
- Por correo postal: en este caso, tal y como su nombre indica, la notificación al obligado tributario es a través de correo postal.
- Notificación electrónica: en el caso de las personas jurídicas, es decir las empresas, se puede recibir la notificación de la inspección en la sede electrónica, conocida como la DEH (Dirección Electrónica Habilitada).
Hay varios factores a tener en cuenta al recibir esta temida notificación. Es importante anotar el día en que se ha recibido el aviso. Aunque parezca una nimiedad, esa fecha será la que se tendrá en cuenta para calcular los plazos para presentar documentación, hacer reclamaciones, alegaciones, etc., por lo que se tiene que tener clara.
Los datos completos del contribuyente afectado por la inspección.Además, lee bien la notificación puesto que no todas las inspecciones de la Agencia Tributaria son iguales y las características de cada caso en particular tienen que estar bien detalladas en la notificación. En ella encontrarás información, por ejemplo, sobre los pasos a seguir. Concretamente, en la notificación tiene que constar:
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Lugar y momento en el que deberá comparecer.
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Los tributos que se revisarán y qué ejercicios en concreto.
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El alcance de las actuaciones.
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La finalización del plazo de ingreso tributario.
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El lugar y momento de expedición de la notificación y la persona que firma el documento.
Entre la notificación y la entrega de documentación debe transcurrir un plazo no inferior a diez días a partir del día siguiente en el que se ha recibido la notificación.
4. Qué documentación puede ser inspeccionada
Entre la documentación de la empresa que puede ser examinada en una inspección de Hacienda destaca:
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Declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los obligados tributarios relativas a cualquier tributo.
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La contabilidad. Es decir, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con trascendencia tributaria, registros y archivos informáticos, etc. Por tanto, es imprescindible llevar una contabilidad ordenada y la conservación de justificantes.
Hay que tener en cuenta que negarse a que se lleve a cabo este examen de documentación relativa a la empresa puede conllevar dos posibles consecuencias. Por un lado, la calificación de la conducta como obstrucción o resistencia a la actuación inspectora. Por otro, la presunción de omisión de libros y registros que puede determinar que se han incumplido obligaciones contables.
5. Infracciones y sanciones de Hacienda
Según la normativa tributaria vigente se tipifican dos tipos de infracciones principales. Por un lado, la ocultación de datos y, por otro, la utilización de medios fraudulentos.
Se entiende como ocultación de datos cuando no se presentan declaraciones (o las presentadas incluyen hechos u operaciones inexistentes) con importes falsos o que omiten total o parcialmente operaciones, ingresos, rentas, productos, bienes o cualquier otro dato que incida en la determinación de la deuda tributaria. Eso sí, siempre que la incidencia de la deuda derivada de la ocultación en relación con la base de la sanción sea superior al 10%.
Por otro lado, bajo el paraguas del concepto utilización de medios fraudulentos se encuentran:
- Anomalías sustanciales en la contabilidad y libros de registro.
- Empleo de facturas, justificantes u otros documentos falsos o falseados.
Según la normativa tributaria vigente, las infracciones se clasifican en tres: leves, graves y muy graves. La Ley española marca los límites para que se clasifique en cada uno de estos tres grados y la sanción que conlleva cada tipo de infracción.
La sanción es proporcional a la calificación de la infracción. Así, las sanciones consisten en la multa proporcional sobre la base de la cuantía:
- Infracción leve: 50%
- Infracción grave: 50%-100%
- Infracción muy grave: 100% -150%
6. Cómo recurrir una multa de Hacienda
Si después de la Inspección de Hacienda y llegada la multa la empresa considera que esta no es justa y cree que lo puede probar, existen dos posibilidades a nivel administrativo:
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El recurso de reposición: sirve para pedir al órgano que ha puesto la sanción una segunda revisión que tenga en cuenta las alegaciones de la compañía. Se puede presentar, en el plazo de un mes desde la recepción de la multa, adjuntando un formulario con dichas alegaciones en las que se argumentan los motivos del recurso y la justificación por qué se considera que la multa es injusta o incorrecta.
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La reclamación económico administrativa: se debe presentar ante un organismo desvinculado del primero que emitió la multa. De esta manera se pretende dar más imparcialidad a la resolución aunque, teóricamente, la anterior también tenía que serlo. Al igual que en el punto anterior, el plazo es de un mes desde la recepción de la notificación del recurso de reposición.
Es importante tener en cuenta que no se pueden cursar ambos recursos a la vez. Una vez se solicitan, la sanción queda suspendida hasta la resolución. También se debe tener en cuenta que no se “castiga” a una empresa por recurrir una multa. Es decir, que no se le podrá imponer otra sanción más elevada pero sí se pierde la bonificación por conformidad, que suele ser del 30%.
7. [Infografía]: derechos y obligaciones ante una inspección
Debido a la cantidad de documentación que la empresa debe preparar y, también, el miedo a una posible multa, la notificación de una inspección de hacienda suele caer como una jarra de agua fría. En esta infografía gratuita puedes ver tus derechos y obligaciones ante una inspección para disipar algunos de los temores.
8. Consejos ante una inspección
Lo primero que debes tener en cuenta es que tu empresa puede tener una inspección de la Agencia Tributaria en cualquier momento. No te lo tomes como una debacle, piensa que puede ocurrir e intenta estar preparado. Si te llega una citación no pienses en no aceptarla para intentar evadir el problema. Hacienda no se va a olvidar de ti tan fácilmente y si no recibes las notificaciones te puedes encontrar problemas como no saber de qué se te acusa, no poder recurrir, etc.
Antes de empezar revisa las declaraciones de impuestos de los ejercicios requeridos. Asegúrate de tener todos los recibos y facturas que apoyan los ingresos y gastos que has declarado.
Cabe decir que si utilizas un software de digitalización certificada de facturas, como Captio, los justificantes que hayas digitalizado son perfectamente válidos ante la AEAT y no necesitas, en ningún caso, los originales en papel. También es importante tener toda esta documentación ordenada y disponible para ser presentada ante el inspector de Hacienda. En esto, otra vez un software de digitalización certificada de las facturas te será de mucha ayuda y te facilitará el trabajo.
Revisa, también, todas las sumas y los importes declarados para asegurarte que está todo correcto. En caso de encontrar algún error, o aunque no los haya pero quieras estar más segura o seguro, lo mejor es acudir a un asesor especialista que revise las declaraciones y te ayude a preparar la inspección. Si realmente está todo correcto tendrás la certeza de estar frente a una inspección de Hacienda rutinaria y aleatoria.
El Reglamento General de la Inspección de Tributos obliga a los inspectores de Hacienda a actuar con cortesía y tener buen trato. Normalmente, todos suelen cumplir estas directrices, así que lo recomendado es que tu respondas con la misma actitud. Tener una relación crispada con esta persona no te llevará a nada bueno, incluso podría perjudicarte.
Al terminar cada uno de los procedimientos se realizarán las diligencias que recogerán los hechos allí expuestos. Tienen la característica de documentos públicos, así que léelos atentamente.Así que, como hemos comentado anteriormente, si no estás de acuerdo con algo no lo firmes, y exige que se pongan tus manifestaciones.
9. Automatización de justificantes: más orden ante una inspección
El orden va a ser imprescindible si quieres responder con éxito a los requerimientos de una inspección de Hacienda. Captio es una solución digital de gestión de gastos de viaje que hace fácil lo difícil: tener ordenados este tipo de gastos. Además, es una plataforma certificada por la AEAT.
La Agencia Tributaria, durante un proceso de inspección en la empresa, puede pedirte justificantes de hace cinco años. Responder a este requerimiento puede ser una tarea compleja y tediosa. Además, si el justificante solicitado está relacionado con los gastos de viaje puede ser una odisea. Los originales en papel se pierden, se dañan, llegan con retraso al departamento de finanzas, están desordenados... entre multitud de casos más.
Por tanto, contar con una solución digital de gestión de gastos de viaje como Captio puede ser vital en una inspección. Esta plataforma convierte el proceso de gestión de gastos de viaje en una tarea fácil tanto para el reportador de los gastos como para el revisor y el administrador. Por un lado, el hecho de poder capturar los tiques con la app de Captio permite tenerlos guardados, digitalizados y preparados para enviar los informes al departamento encargado de la revisión.
Además, esta plataforma ofrece la posibilidad de configurar alertas, predeterminadas según la política de la empresa en cuanto a gastos de viaje, para tener los gastos bajo control y combatir posibles fraudes. Captio también ofrece ventajas en el proceso de validación de las hojas de gastos. Además, permite la integración del flujo de gestión de gastos de viaje con el sistema contable de la empresa cerrando el círculo de una gestión óptima de este tipo de gastos.
Finalmente, uno de los puntos fuertes de Captio, que lo convierte en el mejor aliado frente a una inspección de Hacienda es que es una solución digital avalada por la Agencia Tributaria. Por este motivo, la captura digital de los justificantes sustituye a los originales a todos los efectos. Así se puede eliminar el papel sin preocuparse, porque todos los datos están certificados y homologados, disponibles en el servidor de Captio.
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