Cuando los trabajadores se ven obligados a desplazarse o realizar tareas fuera de su lugar habitual de trabajo pueden generar el derecho a que la empresa les pague un complemento salarial. ¿Quieres saber cuándo te corresponde recibir ese dinero? Toma nota de todo lo que hablaremos en este artículo sobre las dietas laborales, un tema de interés para las empresas y los trabajadores.
¿Tienes que desplazarte fuera de tu lugar habitual de trabajo durante tu jornada laboral? Probablemente tengas derecho a cobrar lo que se conocen como dietas laborales.
Las llamadas dietas laborales son las compensaciones económicas que satisfacen las empresas a sus trabajadores cuando estos se deben desplazar por motivo de trabajo.
Estos gastos pueden ir desde el transporte hasta la comida o el alojamiento, tal y como establece el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores.
A lo largo de este artículo analizaremos todo lo que tiene que ver con las dietas laborales, para que sepas cuándo tienes derecho a ellas, cómo debes solicitarlas y la forma en que las cobrarás.
Lo primero que debes saber es que las dietas laborales no forman parte de tu salario, puesto que no retribuyen tu trabajo. Su objetivo es cubrir aquellos gastos en los que los trabajadores incurren de forma adicional. Se entiende, por tanto, que no debes soportarlos tú.
También es importante que sepas que la cuantía o el derecho a cobrar ese complemento suele venir establecido en el convenio colectivo o la normativa interna de la empresa. Así que puede que darse el caso de que tu empresa no reconozca ese derecho.
Eso no quiere decir que tengas que pagar el hotel de tu bolsillo, solo que el abono se hace de otra forma. A lo mejor tienes que adelantar los gastos y luego te devuelven el dinero, o el departamento administrativo es el que se encarga de sacar los billetes y reservar el hotel.
Clasificación de las dietas laborales
Pongamos que sí, que tu empresa reconoce el derecho de sus empleados a cobrar dietas laborales. Los conceptos que pueden dar lugar a estas compensaciones extrasalariales son variados. Estos se clasifican en dos grandes grupos:
Si por motivos de trabajo tienes que desplazarte, tu empresa se hará cargo de los gastos de locomoción. Dentro de las dietas por kilometraje se incluyen los siguientes conceptos:
- Combustible
- Billetes de tren, avión o autobús
- Bonos de transporte público
- Facturas de taxi
- Mantenimiento del vehículo
En los desplazamientos que realizan los trabajadores, especialmente en los de menor distancia, el medio de transporte más habitual es el automóvil propio. Tanto por comodidad como por ser en muchas ocasiones la alternativa factible más eficiente. Eso supone que la empresa compense al trabajador por los gastos en los que incurre.
En ese sentido, debemos tener presentes algunas consideraciones:
Cada empresa, según su convenio colectivo, pagará un importe por kilómetro. En cualquier caso, estará exento de tributación un importe máximo de 0,19€ por kilómetro. Todo lo que exceda de ese importe, estará sujeto en el IRPF del empleado.
- Cuando el desplazamiento sea en transporte público la dieta también estará exenta de pagar IRPF.
- En principio se entienden como sujetos a estos gastos los que se realicen fueran de la oficina, y no para ir y volver desde el domicilio propio al lugar de trabajo.
- El importe que se paga se hace en concepto de todos los gastos que está soportando el trabajador. Existen algunos que son fácilmente cuantificables, como podría ser la gasolina empleada en el desplazamiento. Pero hay que tener en cuenta otros que también se producen como el desgaste de neumáticos y vehículo en general, etc.
- No se incluyen en este concepto otro tipo de gastos que suelen realizarse de forma conjunta en otras ocasiones como son el abono de peajes, el pago de estancias en aparcamientos privados o las multas de tráfico. En caso de producirse, la empresa los debe abonar aparte.
Todos estos aspectos deben ser tenidos en cuenta por los trabajadores para valorar la compensación que están recibiendo por esos desplazamientos. En caso de que éstos sean muy frecuentes y en un número elevado de kilómetros al año, lo más habitual es que sea la propia empresa quien facilite un vehículo propio al trabajador, evitando el pago de estos gastos.
2. Dietas
Cuando tengas que hospedarte en un hotel para pasar la noche o comer fuera de la oficina por motivos de trabajo, la empresa también se hará cargo del gasto. En este caso hablamos de los gastos de manutención (establecimientos hosteleros) y estancia (alojamientos).
Hay convenios, incluso, que ofrecen dietas a los trabajadores que tengan que quedarse a comer en el centro de trabajo. La cuantía, como decíamos antes, dependerá de lo establecido en el convenio.
Por poner un ejemplo, la media de las medias dietas está entre los 8 y los 25 euros, mientras que las dietas completas oscilan entre los 33 y los 90 euros. Los kilómetros se pagan en torno a los 0,19 euros el kilómetro, pero hay empresas que suben esa cantidad hasta los 0,30 euros. 
El IRPF en las dietas laborales
Estas dietas están exentas de pagar el IRPF si son inferiores a 53,34 euros al día para territorio nacional y 91,35 euros en el extranjero con pernocta. Sin pernocta, los límites son de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero. Para medias dietas las cantidades anteriores se rebajan a la mitad.
Hay que demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y que no se alargan más de 9 meses de forma continuada.
Para algunas empresas mantener al día el papeleo de las dietas laborales es complicado. La clave está en fijar una cantidad, tener claro en qué casos se paga, así como ordenar y clasificar las facturas. Lo más cómodo para tenerlas almacenadas correctamente es utilizar herramientas digitales.
¿Dónde vienen reflejadas las dietas laborales?
Aunque las dietas laborales no formen parte de tu salario, el importe debe venir reflejado en la nómina. Concretamente, el importe debería aparecer en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”.
Mientras las cantidades no sobrepasen los límites que las eximen de pagar el IRPF, no tendrás que incluirlas en la declaración de la renta.
